Inspección a los aportes al sistema de protección social en Colombia

Desde hace unos años en Colombia, personas naturales y jurídicas que son empleadores del sector formal de la economía, o deben estar en el Sistema de Protección Social (SPS), por tener capacidad de pago, están siendo objeto de inspección por parte de la Unidad de Gestión de Pensional y Parafisacles (UGPP), en cuanto al cálculo correcto y al pago de los aportes a dicho sistema. Esta entidad tiene dos funciones principales (ley 1151 de 2007): el reconocimiento de pensiones de entidades públicas; y la verificación del correcto pago de aportes al SPS.

Es de resaltar que si bien dicha autoridad fue creada en el año 2007, sólo hasta el año 2012 (ley 1607 de 2012) comenzó su verdadero funcionamiento porque antes no tenía un poder sancionatorio fuerte que le permitiera obligar a los aportantes a pagar la omisión, mora o inexactitud, que por interpretación, desconocimiento o decisión informada había generado en el pago de los aportes al SPS.

El SPS está compuesto por los subsistema de salud, pensión, y riesgos laborales, que son los propiamente pertenecientes a la seguridad social como tal; y por el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y, las Cajas de Compensación Familiar; las tres últimas entidades son beneficiarias de los aportes parafiscales, como se les denomina en Colombia.

En vigencia de una relación laboral, el empleador y el trabajador pueden acordar que algunos de los pagos que no están directamente relacionados con el servicio prestado por el empleado, puedan no ser tenidos en cuenta en la base de cómputo de las obligaciones laborales. Esto es importante porque justamente el ingreso base de cotización para los aportes al SPS se configura a partir del concepto de salario y de los descansos remunerados. Por otra parte, es pertinente indicar que cada uno de los subsistemas tiene su propia regulación sobre el cálculo del ingreso base de cotización mensual. El Ministerio de Trabajo y la UGPP se han trazado como objetivo contribuir al entendimiento de ello entre los empleadores.

Aunque los procesos de inspección y fiscalización de los aportes al SPS han generado malestar entre algunos empleadores, en la mayoría de los casos de aquellos que de buena fe liquidaron y pagaron los aportes y posteriormente recibieron requerimientos por supuestos incumplimientos, también han dejado importantes avances en el tema de la liquidación de los aportes; y se está dando, en cierta medida, un cambio en la cultura de afiliación y pago de aportes al SPS. También se evidencia día a día, que además de las acciones correctivas de la UGPP, se hacen más comunes las acciones preventivas en donde se ofrecen capacitaciones a los aportantes; y las acciones persuasivas en donde se invita a revisar la correcta liquidación y pago de los aportes de ciertos empleados o cotizantes del sistema.

Por otra parte, a través de las diferentes etapas del proceso administrativo contemplado en las normas que regulan las actuaciones de la UGPP, los aportantes han podido verificar en algunos casos que con los soportes probatorios correctos, así como con una explicación adecuada y completa de las nóminas o planillas que soportan los pagos, es posible que la UGPP avale la forma en que se liquidaron los aportes de los periodos revisados y así se evite la apertura de una discusión totalmente infundada que termine en el cobro de sumas considerables para el aportante.

Es entendible la labor de la UGPP porque en el país se han identificado casos de empleadores que manera deliberada redujeron las bases de cotización, sin tener presente que ello afecta las prestaciones económicas (incapacidades, pensiones, e indemnizaciones) que reconoce el sistema a los afiliados o sus beneficiarios. Estas afectaciones para la mayoría de afiliados, solo son visibles al momento de solicitar o recibir la prestación correspondiente. Asimismo, se presentaron situaciones de vinculaciones al SPS, de personas que teniendo la capacidad de pago, se encuentraban afiliadas en calidad de beneficiarios de su cónyuge o padres y no en calidad de cotizante. De ahí que la finalidad de aquella entidad, entre otras, es la de contribuir con sus acciones al correcto funcionamiento del sistema, en cuanto a contribuciones o aportes y estabilidad financiera se refiere. La realización de cruces con información contable, información de nóminas de salarios y demás pagos a los empleados, información de proveedores de servicios, información contenida en las declaraciones de renta, ha sido fundamental para la UGPP para tomar indicios de incumplimiento en los valores liquidados por los aportantes.

En todo caso, y aunque el Acuerdo 1035 de 2015 (guía para la determinación y liquidación de aportes al SPS), expedido por la UGPP esté parcialmente suspendido por la Sala de Consulta del Consejo de Estado, actualmente el escenario de cumplimiento para el aportante al SPS es mucho más claro que hace unos años; anteriormente había una gran dispersión de las normas regulatorias y reglamentarias de cada subsistema y habían mútiples interpretaciones de éstas. Unido a esto, en dos oportunidades (leyes 1739 de 2014 y 1819 de 2016) se han otorgado beneficios tributarios sobre los intereses moratorios de los aportes a los subsistemas que no sean a pensión (salud, riesgos laborales, SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familia), con el fin de que los aportantes puedan corregir y ponerse al día en el pago de los aportes a su cargo.

Asimismo, es preciso anotar que el régimen sancionatorio tuvo recientemente cambios introducidos por la ley de 2016, anteriormente referida. En el nuevo régimen sancionatorio, entre más tiempo (número de meses) se demore el aportante en corregir su liquidación de aportes la sanción incrementa de manera considerable. En relación con el cumplimiento con la entrega de la información con la que la UGPP hace los análisis correspondientes, hay unas reducciones en las sanciones, dependiendo del momento en que finalmente se entregue de manera completa la misma y siempre y cuando no haya transcurrido más de un año desde el vencimiento del plazo otorgado por la UGPP en el requerimiento correspondiente.

En conclusión, la inspección permanente del correcto cumplimiento del pago de aportes al SPS es necesaria, no sólo porque por la viabilidad financiera del sistema, sino también porque contribuye en el proceso de construcción de una responsabilidad social y de cuidado personal de todos los actores económicamente activos dentro de la economía de un país. Adicionalmente, si el SPS está basado en la universalidad de la cobertura y  en la solidaridad, los aportes correctos de los empleadores y de quienes tienen capacidad de pago, son necesarios para financiar las prestaciones o beneficios de los empleados y de aquellas personas que realmente no pueden aportar al sistema, o lo hacen parcialmente.